E-Mail-Archivierung bereitet Unternehmen Kopfzerbrechen

Unklare Gesetzesvorschriften erschweren Maßnahmen

Deutsche Unternehmen scheinen das Thema der E-Mail-Archivierung bisher eher verdrängt zu haben, wie ein Bericht des Internetportals tecchannel http://www.tecchannel.de vermuten lässt. Der Großteil der deutschen Firmen wird den rechtlichen Bestimmungen bezüglich der Aufbewahrung von elektronischen Daten nicht gerecht. Doch wenn IT-Chefs ihrer Aufgabe, E-Mails zu archivieren, nicht nachkommen, müssen sie mit harten Konsequenzen wie einer fristlosen Kündigung rechnen. Falls die Geschäftskommunikation lückenhaft ist, kann das Finanzamt die Unternehmenswerte einer Zwangsschätzung unterziehen, die dann wohl zu hoch ausfällt. In diesem Fall können IT-Verantwortliche sogar zu Schadenersatzzahlungen verpflichtet werden.

Schon seit 1. Januar 2001 gelten in Deutschland Gesetze, wonach Unternehmen dazu verpflichtet sind, sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen zu können. Darin mit einbegriffen sind auch E-Mails, die inzwischen schätzungsweise 60 bis 70 Prozent der gesamten Unternehmenskommunikation ausmachen. E-Mails müssen also samt Anhang lückenlos und im Originalzustand aufbewahrt werden. Doch nur die wenigsten Unternehmen haben bisher klare Regelungen dafür aufgestellt, welche E-Mails als steuerrelevant gelten und somit archiviert werden müssen.

Erschwerend wirken auch die fehlenden gesetzlichen Definitionen darüber, was nun als steuerrelevant gilt. Firmen, die auf Nummer sicher gehen wollen, archivieren einfach alles. Doch auch dabei ergibt sich ein Problem, denn Mailsysteme stellen keine geeigneten Speicherumgebungen dar, weil sie leicht zu Manipulieren sind. Bei der Norisbank http://www.norisbank.de in Nürnberg hat man die juristisch einwandfreie Archivierung von elektronischen Daten schon in Angriff genommen. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter E-Mails versehentlich löschen, liegen diese nicht am lokalen Rechner, sondern im Storage Area Network. Außerdem werden täglich Speicher-Snapshots gemacht und die Daten mit dem Tivoli Storage Manager verwaltet.

(Quelle: pte